Mesurer la performance de votre digital workplace est nécessaire

Les espaces de travail dans le Cloud, également appelés digital workplaces sont en plein essor. Cette tendance s’est accrue depuis la crise sanitaire du coronavirus que nous vivons depuis la fin de l’année 2019.

Les besoins collaboratifs, les demandes en mobilité des collaborateurs, la disponibilité des nouvelles technologies et la recherche des gains de productivité conduisent peu à peu les entreprises à digitaliser leurs environnements de travail avec des solutions digitales comme Office 365 / Microsoft 365 ou Google G-Suite.

Dans un rapport publié en février 2019 par Reseach And Markets, des chiffres témoignent de cette vitalité : de 13.4 milliards de dollars en 2018, le marché pourrait croître de 21,7% chaque année pour représenter 35,7 milliards de dollars d’ici 2023.

Malgré cette croissance, beaucoup d’entreprises s’interrogent sur la pertinence de ces solutions collaboratives et sur leur capacité à transformer réellement leurs organisations. Pour s’assurer de leur efficacité, elles réalisent régulièrement des collectes d’information : sondages internes, enquêtes ou focus group sur des échantillons représentatifs de collaborateurs.

Si ces démarches sont utiles, elles possèdent néanmoins un défaut majeur : elles sont subjectives car elles se basent sur le ressenti et l’usage personnel.

Une difficile compréhension des usages des collaborateurs

La résultante est une agrégation de données hétérogènes provenant de chaque collaborateur qui ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble (neutre) sur l’utilisation de ces solutions, sur les outils et leurs usages.

  1. Dès lors, comment démontrer au top management de l’intérêt d’une digital workplace ?
  2. Comment avoir la certitude qu’une solution de ce type sera génératrice d’impacts positifs sur l’organisation et sur la collaboration ?
  3. Enfin, comment prouver qu’elle réussira à supplanter durablement l’intranet vieillissant de l’entreprise, celui dont tout le monde sait que les informations qu’il contient ne sont plus à jour et qu’il ne rend service à personne ?

Une solution : une approche avec une mesure analytique

La solution réside très probablement dans une approche combinée entre la collecte d’information auprès des collaborateurs (pour construire une vision cible partagée par l’ensemble des acteurs sur le fonctionnement d’une digital workplace utile à l’organisation) et l’utilisation d’outils analytiques.

Voici 3 solutions du marché qui vous aideront à comprendre leurs usages réels et factuels que font les collaborateurs de votre intranet ou de votre digital workplace :

1. Tryane

Tryane

Fondée en 2008, Tryane est l’éditeur d’une solution d’analyse de la performance collaborative qui aide les organisations à piloter et mesurer leur transformation digitale.

Tryane Analytics est une solution en SaaS qui se connecte à tous outils proposés par les solutions de digital workplaces : courriels, agendas, réunions, messageries instantanées, sites GED ou réseaux sociaux d’entreprise…

Sur Office 365 / Microsoft 365, elle mesure le niveau d’adoption des applications pour identifier les différents usages des collaborateurs afin d’obtenir des indicateurs clés de performance.

Tryane propose un grand nombre de tableaux de bords immédiatement opérationnels pour visualiser les pratiques collaboratives et leurs impacts. La solution permet notamment de répondre aux questions fréquentes suivantes :

  • L’organisation adhère-t-elle à l’usage de la digital workplace ?
  • L’usage de ces applications a-t-il produit les changements souhaités ou attendus dans l’organisation ?
  • La collaboration entre les différentes équipes est-elle facilitée ?
  • L’entreprise fonctionne-t-elle encore en silos ?
  • Est-il plus simple de trouver des experts métiers ?
  • Tous ces changements ont-ils fait baisser le nombre d’emails ?
  • …etc.

Sur le facteur adhésion, il est par exemple possible de faire des comparaisons entre le nombre de licences Office 365 / Microsoft 365 acquises et le nombre d’utilisateurs effectivement actifs sur l’intranet ou la digital workplace.

Tryane Analytics va permettre de filtrer ces données par pays, par département, par business unit et par équipe. Une granularité de l’information précieuse pour avoir plusieurs prismes de visualisation sur les usages selon la typologie de l’organisation.

Véritable outil d’aide à la prise de décision, Tryane permet d’étudier et de croiser de nombreuses informations pour comprendre les évolutions organisationnelles et anticiper toute évolution nécessaire des environnements digitaux mis en œuvre.

Tryane Analytics pour SharePoint

Exemple de tableau de bord d’engagement des utilisateurs (Tryane Analytics for SharePoint)

Offre Tryane en Mai 2020 :

Tryane Analytics for Office 365 : pour piloter l’adoption d’Office 365 / Microsoft 365
Tryane Analytics for Teams : pour booster l’adoption de Microsoft Teams tout en gardant le contrôle sur sa gouvernance
Tryane Analytics for SharePoint : pour mesurer le ROI de SharePoint
Tryane Analytics for Yammer : pour valoriser l’usage du réseau social proposé par Microsoft
Tryane AI : solution orientée Machine Learning et qui permet d’obtenir plus d’informations les sujets abordés sur les outils sociaux de l’entreprise, analyser le sentiment au travers des communications des collaborateurs

Tryane revendique plus de 1500 clients dont de nombreux grands comptes comme le Groupe Renault ou le Groupe Bouygues (Bouygues Construction, Bouygues Immobilier, Bouygues Télécom, Colas ou TF1).

Si vous souhaitez disposer de rapports performants sur l’usage de votre digital workplace et des applications Office 365 / Microsoft 365, n’hésitez pas à contacter l’équipe de SIDE Consulting.

Site de TRYANE : www.tryane.com

2. tyGraph

TygraphtyGraph est une autre suite d’outils d’analyse décisionnelle proposée par l’éditeur de logiciels UnlimitedViz.
Créée en 2007 au Canada, UnlimitedViz est spécialisée sur des solutions de business intelligence mais développe également des solutions en machine learning et intelligence artificielle.

La suite applicative tyGraph se compose d’outils permettant d’obtenir un grand nombre d’informations sur Office 365 / Microsoft 365. En voici quelques uns :

  • tyGraph Pulse permet d’élaborer des reportings grâce à des tableaux de bord qui font remonter des informations sur les usages des différentes applications proposées par Office 365 / Microsoft 365 :
Tygraph Pulse pour Office 365

Exemple de tableau de bord tyGraph Pulse pour Office 365

 

  • tyGraph SharePoint est un outil d’inventaire des sites SharePoint qui offre de nombreuses mesures et analyses. Cet outil apporte des réponses aux nombreuses questions courantes sur l’efficacité de la gestion documentaire avec SharePoint :
Tygraph pour SharePoint

Exemple de tableau de bord tyGraph pour SharePoint

  1. Quelle collection de site possède le plus grand nombre d’utilisateurs ?
  2. Qui a accès aux documents en interne et à l’externe ?
  3. Quel site utilise le plus d’espace de stockage ?
  4. Qui gouverne les espaces créés ?
  5. Quelles sont les sites ou les pages les plus vues / les moins vues ? Etc…

Depuis la fin de l’année 2018, UnlimitedViz a également lancé tyGraph for Teams, son nouvel outil pour monitorer les usages de Microsoft Teams.

Cet outil étudie les interactions entre les membres d’une équipe Teams et permet de connaitre leur niveau de maturité grâce à de nombreux indicateurs de performance clés (ex : nombre de messages des contributeurs, sentiment, scoring d’une équipe par rapport à une autre…etc).

Tygraph pour Teams

Exemple de tableau de bord tyGraph pour Teams

L’un des plus produit de tyGraph, tient au fait que la solution s’intègre parfaitement avec l’outil PowerBI. Microsoft fait la promotion de l’intégration de TyGraph for Yammer avec PowerBI sur son site internet.

Tygraph intégration avec PowerBI

Intégration de tyGraph avec Microsoft PowerBI

Toutefois, ce dernier avantage peut aussi se révéler être un inconvénient : contrairement aux solutions immédiatement opérationnelles telle que Tryane Analytics, l’utilisation de PowerBI avec tyGraph nécessitera quelques connaissances pour être pleinement exploitée (ex : pour construire et paramétrer des reportings adhoc).

Enfin, l’entreprise propose régulièrement des webinaires (les épisodes “tyGraph Live”) sur de nombreux sujets autour de l’exploitation des données et des usages d’Office 365 / Microsoft (ex : Power BI introduction).

Site : www.tygraph.com

3. Google Analytics avec Microsoft PowerBI

Google Analytics

 

Bien que cela apparaisse surprenant au premier abord, il faut savoir que le célèbre outil web analytics de Google peut aussi servir à monitorer des usages des digital workplaces.

Sur le même principe de fonctionnement que la solution tyGraph, Google Analytics combiné à Microsoft Power BI, permet de disposer de tableaux de bord interactifs :
Google Analytics avec PowerBI

Pour sa mise en place, cette solution nécessite une ingénierie spécifique qui permettra de construire des tableaux de bord adaptés à un client avec les indicateurs de performance proposés par l’outil de Google.

L’intérêt d’utiliser une solution Google Analytics avec Power BI à la différence d’une solution SaaS est que les tableaux de bord ainsi construits appartiendront à l’entreprise cliente une fois la prestation terminée. Sauf changement de configuration, ces tableaux de bord utiliseront donc les données de Google Analytics pour être alimentés en permanence.

En conclusion

Si les intranets ou les digital workplace favorisent l’émergence de nouvelles pratiques collaboratives dans les entreprises, dans les faits, ces solutions doivent ABSOLUMENT être surveillées pour comprendre les usages que les collaborateurs en font.

En effet, leurs usages doivent amener les entreprises à se questionner :

  • Avant de choisir leur solution collaborative, comment s’assurer que cette dernière répondra aux besoins de l’entreprise et créera de la valeur ?
  • Quelle sera sa contribution factuelle à la performance collective et à la génération de nouvelles opportunités d’affaires ?
  • A quel moment, la présence d’un intranet ou d’une digital workplace dans une organisation peut-elle servir “d’argument marketing” pour illustrer la promesse d’une expérience collaborateur inédite ?

Exemple : pour une équipe RH qui fait de la réduction de son turnover ou de l’attraction de jeunes diplômé(e)s sur des postes à pourvoir, des objectifs eux bien réels ?

Durant mon parcours, j’ai eu la chance de croiser quelques entreprises avec de véritables croyances sur le collaboratif. Je me rappelle tout particulièrement d’un cabinet de conseil qui présentait sa digital workplace comme un outil incontournable pour le nouveau collaborateur dans son parcours d’intégration.

Grâce à sa digital workplace, le cabinet mettait en avant le fait qu’un nouvel arrivant allait disposer des informations essentielles à connaitre sur l’entreprise mais surtout, qu’il allait intégrer une communauté d’experts animée sur son domaine de compétence, avec des ressources et des applications qui lui permettent d’être rapidement opérationnel dans sa nouvelle fonction. Et tout cela, au premier stade du processus de recrutement !

Je reconnais avoir été assez impressionné par la capacité de ce cabinet à s’appuyer sur cet outil pour se valoriser auprès de potentiels candidats à l’embauche…

Si la performance d’une digital workplace est mesurée et analysée, elle peut à mon sens, dégager des impacts positifs sur l’organisation et ses objectifs business.

Quelques exemples :

  1. Sur le niveau d’information des collaborateurs dans l’entreprise et sur l’efficacité de leurs réunions ;
  2. Sur les économies réalisées suite à la réduction du nombre de déplacements (ex : voyages en France ou à l’étranger) ;
  3. Sur la promotion de l’image et de la marque employeur (tel que pour l’expérience vécue ci-dessus).

Enfin peut-être sur la réduction de coûts « Real Estate », si l’usage de la digital workplace déclenche de nouvelles méthodes de travail, comme celui en mobilité. Ce qui sera évidemment plus simple dans les organisations matures et décidées à franchir un nouveau pas vers le « tout digital ».

Bien sûr, il serait présomptueux de dire qu’une digital workplace peut d’ores et déjà répondre à tous ces objectifs business.

Il est en revanche intéressant de découvrir les organisations qui tentent d’aller jusqu’au bout de cette démarche analytique, ne serait-ce pour évaluer le succès des nouveaux processus collaboratifs mis en oeuvre.

Si vous avez un projet de mise en place d’une digital workplace ou un besoin d’une solution de mesure d’analyse d’audience et de reportings sur l’usage d’Office 365 / Microsoft 365 et de ses applications, contactez-nous !

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